Télétravail, transformation des espaces de bureaux, enjeux environnementaux, croissance des entreprises : les sociétés doivent aujourd’hui repenser leurs lieux afin de s’adapter aux nouveaux enjeux de notre époque. Dans ce contexte, Move It met à profit son expertise globale et logistique afin d’accompagner ses clients lors de leur déménagement professionnel ou installation et aménagement de nouveaux espaces de travail en adéquation avec les nombreuses mutations de la société.
Informations Entreprise : Comment la pandémie de COVID-19 a-t-elle affecté le marché du déménagement d’entreprise et l’aménagement des espaces de travail ?
Maxime Guern (Dirigeant de Move It) : Notre spécialité réside principalement dans la gestion opérationnelle et la mobilité des collaborateurs et des biens de l’entreprise. Suite à la pandémie de COVID-19, l’environnement de l’immobilier d’entreprise a été profondément transformé. La rationalisation des espaces de travail et la généralisation du télétravail ont bouleversé les habitudes, entraînant une réduction des surfaces occupées.
Notre rôle est d’intervenir sur l’exploitation des bâtiments, que ce soit lors de transferts ou pour optimiser l’utilisation des espaces existants. SFR a par exemple libéré un de ses quatre bâtiments pour faciliter les synergies et rationaliser les surfaces pour 5 000 salariés, ce qui a permis en plus, une réduction significative des coûts : voilà sur quoi nous intervenons !
Il est important de noter qu’un poste de travail en région parisienne coûte environ 15 000€ par an, incluant le mobilier, l’énergie, l’informatique, et l’entretien. Cette tendance post-COVID nous a été favorable. Nous répondons aux besoins de rationalisation et de flexibilité des entreprises.
I.E : Comment intégrez-vous les principes de responsabilité sociétale dans vos opérations de transfert d’entreprise ?
Maxime Guern : Notre principal atout réside dans notre flexibilité, réactivité ainsi que notre capacité à embarquer toutes les parties prenantes dans nos projets, des directions générales aux employés, grâce à nos process de communication. Cette approche est cruciale dans la gestion de projets de déménagements d’entreprise, domaine où les exigences peuvent parfois s’avérer très complexes.
Un autre défi récurrent concerne notre engagement en matière de responsabilité sociétale des entreprises (RSE). Nous réalisons par exemple des projets de revalorisation de mobilier. La logistique y est particulièrement complexe : il faut démonter, conditionner et remplacer temporairement le mobilier tout en respectant les contraintes de circulation et d’accès des immeubles de grande hauteur.
Cette approche permet de répondre aux attentes croissantes en matière de RSE, en rationalisant les coûts, le tout sans compromettre l’image interne et externe des entreprises. Le transport constitue une part significative des dépenses. C’est pourquoi nous innovons constamment, comme avec Enedis, en utilisant des vélos cargos pour une partie du déménagement. Cette initiative RSE a été particulièrement bien accueillie d’autant qu’elle est totalement inédite à ma connaissance.
Nous faisons également face à des défis logistiques importants, notamment liés aux délais de livraison des nouveaux espaces de travail. Il n’est pas rare que les travaux prennent du retard, créant des tensions sur le respect des délais de déménagement et la restitution des locaux. Des pénalités peuvent être imposées si les baux ne sont pas rendus à temps, ce qui souligne l’importance de l’anticipation et d’une planification minutieuse.
« Notre succès repose sur cette capacité à anticiper, imaginer et construire des solutions sur mesure en collaboration étroite avec nos clients et partenaires. »
I.E : Comment assurez-vous la continuité des activités et la satisfaction des collaborateurs lors d’un transfert d’entreprise ?
Maxime Guern : « La communication est un élément crucial dans notre domaine, comparable à l’information en temps réel dans les transports. »
Une communication fluide est essentielle pour que nos projets fonctionnent. L’impulsion vient de la direction et se diffuse à tous les niveaux, y compris pour les PME.
Des ambassadeurs par entité pour expriment les besoins spécifiques des résidents. L’entreprise évolue constamment et il est nécessaire d’anticiper ces changements et partager l’information aux utilisateurs finaux.
Lors de nos transferts, nous intégrons tous les acteurs : directeurs, managers, responsables immobiliers, facilities managers, services généraux, et équipes de communication dans des ateliers réguliers pour organiser les mouvements de manière efficace et en fonction des contraintes métiers spécifiques avec une offre sur mesure. Nous veillons à maintenir la continuité des activités, notamment pour les centres d’appels ou les services techniques. Une bonne planification et une communication transparente sont les clés de la réussite de nos projets.
I.E : Comment intégrez-vous les technologies digitales pour améliorer l’efficacité et la satisfaction des employés lors d’un transfert ou installation d’une entreprise ?
Maxime Guern : La dimension digitale est au coeur de nos activités. Notre application, Move APP, qui gère l’ensemble des services après-vente liés à l’installation des collaborateurs, au delà du simple déménagement. La plateforme permet aux employés de signaler tout problème, qu’il s’agisse de mobilier, de propreté ou de bâtiment en renseignent leur. Nous centralisons ensuite ces informations et les transmettons aux personnes appropriées pour résolution.
Nous suivons ces processus de manière très précise et réactive, générant des indicateurs de performance clés (KPI) pour assurer une gestion optimale. Cette application est particulièrement utile lors de projets d’envergure impliquant le déplacement de milliers de collaborateurs.
En parallèle, nous utilisons des solutions digitales pour l’inventaire des biens de l’entreprise et la centralisation des documents. Nous avons également développé des outils ludiques pour aider les employés à visualiser et à s’approprier leur nouvel espace de travail, réduisant ainsi l’utilisation de papier. L’objectif est de rendre la transition aussi fluide que possible, tout en respectant nos engagements en matière de responsabilité sociétale.
I.E : Quels est le projet du moment qui vous tient à cœur ?
Maxime Guern : Actuellement, nous orchestrons des projets novateurs en réaménagement d’espace de travail, en particulier en matière de réemploi et de transformation de mobilier. C’est le cas par exemple du nouveau siège d’Enedis, pour lequel nous mettons en œuvre des solutions de revalorisation : nous récupérons le mobilier existant, réduisant ainsi l’empreinte carbone en évitant la production de nouveaux éléments.
Comme évoqué, nous utilisons des vélos cargos pour le transport des effets personnels des collaborateurs, ce qui diminue considérablement l’impact environnemental du déménagement. Petit clin d’oeil, cette initiative coïncidera avec l’épreuve de cyclisme des Jeux Olympiques, offrant une belle visibilité à notre démarche.
Ces projets exigent une préparation minutieuse et une organisation en horaires décalés, mobilisant une cinquantaine de personnes à chaque opération. L’anticipation et la flexibilité sont les clés de notre succès dans ces initiatives pionnières, qui allient innovation, responsabilité sociétale et performance logistique.
I.E : Comment percevez-vous l’avenir ?
Maxime Guern : L’évolution du marché de la mobilité d’entreprise est constante. Les entreprises se réorganisent en permanence pour s’adapter aux nouveaux modes de travail ou à leur développement. Autrefois, tout le monde travaillait dans des bureaux cloisonnés. Aujourd’hui, les espaces ouverts, le télétravail et le Flex Office dominent, favorisant les aménagements collaboratifs. Cette tendance va dans le bon sens, mais certaines entreprises cherchent à rendre leurs espaces plus attractifs pour faire revenir leurs employés, en offrant des installations modernes et des solutions digitales agiles.
Le mobilier, lui aussi, évolue constamment, influencé par les tendances. Notre secteur, qu’il s’agisse d’aménagement, de déménagement ou de conception de bureaux, est en perpétuelle transformation. Les recruteurs doivent attirer et fidéliser des talents afin de s’adapter aux exigences modernes. Je suis optimiste quant à l’avenir de notre secteur, malgré les défis, notamment grâce aux innovations en matière de durabilité et de réduction de l’empreinte énergétique des bâtiments.