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Le gestionnaire des flux documentaires entrants, sortants et circulants

La dématérialisation des factures, portée par la nouvelle législation FE24, redessine les contours organisationnels des acteurs économiques en France. Dans ce contexte, Pitney Bowes s’établit à l’avant-garde de cette transformation.


Informations Entreprise : Comment percevez-vous l’impact de la dématérialisation des factures en France ?


Lise Ansart (Responsable Produit France pour Pitney Bowes) : Avant toute chose, il est primordial de bien cerner l’impact de cette mesure sur les entreprises françaises. En substance, cette loi stipule que toutes les transactions entre entreprises devront dorénavant être facturées électroniquement et en toute sécurité.


Il ne s’agit pas simplement d’envoyer une facture en PDF non sécurisé par e-mail ; ce mode d’échange ne sera plus toléré. La Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) définit la facture électronique comme un document constitué d’un ensemble de données obligatoires structurées dans des formats précis. Sans cette structuration, les factures seront jugées non conformes.


De plus, les entreprises ne pourront plus adresser leurs factures directement à leurs clients. Elles devront passer soit par la plateforme de dématérialisation mise en place par le gouvernement, nommée Portail Public de Facturation, soit par l’une des plateformes privées, désignées “Plateformes de Dématérialisation Partenaires” et certifiées comme telles par la DGFiP. Seules les solutions répondant à l’ensemble des exigences de la loi se verront attribuées la certification.


Concernant les échéances, alors que la première phase de cette réforme devait initialement prendre effet au 1er Juillet 2024, il a été annoncé un report, dont le périmètre et le calendrier seront annoncés d’ici la fin de l’année suite à de nouvelles consultations organisées par l’Administration dès Septembre. Toutefois, cette réforme est inévitable, et ce délai supplémentaire devrait être vu comme une chance pour les entreprises de mieux s’y préparer. En sus de la conformité, il existe des opportunités notables.


Cette transition offre l’occasion d’automatiser et repenser les processus de facturation, de réduire les coûts associés, et de libérer du temps pour les services comptables, leur permettant ainsi de se concentrer davantage sur l’analyse et le contrôle de gestion.


Si la préoccupation première des entreprises demeure la mise en conformité et que certaines peuvent se sentir dépassées devant la complexité apparente de la dématérialisation fiscale, beaucoup ont compris qu’au-delà des contraintes légales, se profile l’opportunité d’optimiser les processus de facturation aussi bien clients que fournisseurs, et de générer ainsi économies et gains d’efficacité.


A titre d’exemple, la dématérialisation des factures fournisseur permet d’automatiser la réconciliation des factures avec les bons de commande et bons de réception des biens ou services, d’accélérer les circuits internes de validation des factures, ou encore de détecter les tentatives de fraude. Côté facturation client, la dématérialisation permet, entre autres, des envois de factures plus efficients et un processus automatisé de relances pouvant améliorer le DSO.


I.E : Comment définiriez-vous l’approche de Pitney Bowes?


Lise Ansart : Nous mettons en avant deux axes essentiels dans notre offre. D’abord, nous proposons une solution de dématérialisation des factures clients et fournisseurs, nommée Pitney Bowes Invoice Services, destinée à devenir une Plateforme de dématérialisation Partenaire (PDP) certifiée par l’Administration. Ce n’est pas le cas de l’ensemble des solutions présentes sur le marché. Notre solution assure non seulement une conformité stricte avec la loi, mais également l’exploitation optimale des opportunités métiers mentionnées, contrairement à certaines offres qui se limitent à la seule conformité.


Deuxièmement, notre proposition se distingue par sa nature multicanale et progressive. Plutôt que de dématérialiser l’ensemble des flux de documents et processus métiers avec un impact non négligeable sur les systèmes d’information et dans un effet ‘big bang’, nous offrons une transition progressive, adaptée à la réalité des TPE, PME et ETI, leur permettant de dématérialiser différents flux documentaires (y compris les factures, mais pas que) à leur rythme et en fonction également des contraintes et besoins de digitalisation de leurs écosystèmes de clients et fournisseurs.


Nous concevons ainsi une approche multi-canale pour tous les documents créés et envoyés, y compris les factures. Par exemple les factures destinées à certains clients désirant recevoir dès à présent leurs factures de manière électronique peuvent être dématérialisées de suite, tandis que celles pour d’autres clients peuvent continuer à être envoyées par courrier s’ils le désirent (jusqu’à l’entrée en vigueur de la réforme) ; également une facture peut être envoyée initialement de manière électronique, puis, s’il y a retard de paiement, une relance ensuite par papier ou e-mail etc… Historiquement, Pitney Bowes s’est établi sur le marché de la création et l’envoi de documents papier, ayant innové avec des systèmes d’automatisation tels que la machine à affranchir. C’est grâce à cet historique et en écoutant nos 60 000 clients français, que nous comprenons les défis liés à la transition numérique. Notre offre multicanale prend ainsi en compte cette réalité, proposant aux entreprises une externalisation flexible de leurs courriers et une gamme variée de canaux de communication, afin d’optimiser leurs envois tout en satisfaisant leurs contraintes métiers. Ceci pour une transition progressive, au plus près des besoins spécifiques de chaque entreprise.



I.E : Pouvez-vous nous éclairer sur la manière dont Pitney Bowes accompagne ses clients dans un projet de dématérialisation des factures et sur l’importance de la collaboration avec d’autres acteurs spécialisés ?


Lise Ansart : Avant toute chose, nous effectuons un travail d’écoute pour comprendre précisément les processus actuels de nos clients, leurs défis et leurs objectifs, afin de pouvoir les conseiller sur la solution la mieux adaptée à leurs besoins spécifiques.


Chaque entreprise est singulière, possédant sa propre organisation. C’est pourquoi notre approche est résolument centrée sur l’écoute et l’accompagnement. Au début de chaque projet, nous guidons nos clients dans la cartographie de leurs processus métiers, tant du côté achat que vente. Cette étape essentielle exige également une analyse du traitement fiscal de leurs opérations. Certaines entreprises réalisent alors le besoin d’une expertise extérieure : au-delà d’un diagnostic opérationnel, elles nécessitent parfois un conseil juridique ou fiscal, que nous leur apportons le cas échéant via notre collaboration avec un cabinet d’avocats spécialisé.


Une fois les processus et l’environnement définis puis le projet entièrement cadré, la solution est alors personnalisée puis déployée – nous pilotons le projet de bout en bout conjointement avec le client. Au-delà des phases finales de test, de mise en production, et de formation des utilisateurs, un suivi post-déploiement est proposé. Un comité de pilotage et un REX sont conseillés, de même que la mise en place d’une stratégie d’amélioration continue : un suivi régulier permet ainsi d’analyser, d’ajuster et de proposer des améliorations.


I.E : Qu’est-ce que nous réservent les mois à venir ?


Lise Ansart : Beaucoup attendent plus de précisions quant au timing du report de la première phase de la réforme. Ce qui est certain c’est qu’elle sera déployée – à ce titre la DGFiP a d’ores et déjà commencé à examiner les demandes d’immatriculation PDP ainsi que les candidatures pour participer au Projet Pilote servant de phase de test avant le déploiement de la réforme. Chez Pitney Bowes, notre ambition est de nous ériger en tant que PDP au-travers d’une proposition robuste et sans concession, totalement au diapason des exigences gouvernementales mais aussi des réalités métier des PME. Les entreprises, en quête de garantie de conformité, peuvent préférer s’orienter vers une PDP certifiée, plutôt que vers un opérateur de dématérialisation. L’opérateur, n’étant pas certifié, devra interagir avec le Portail Public de Facturation ou une PDP habilitée.


Dans cette optique, nous avons d’ores et déjà constitué et soumis notre demande d’immatriculation à la DGFiP, une étape critique.


Parallèlement, nous nous sommes portés candidats au Projet Pilote orchestré par l’Administration Publique. Il s’agit d’une phase de test initiée par le gouvernement, cruciale pour éprouver une initiative de cette magnitude.


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great post

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