Créée en 2019 par 3 associés complémentaires, Rubato révolutionne les cabinets d’avocats et la relation avocat / justiciable. Pour comprendre ce qu’il en est réellement, partons à la rencontre de Jean-Philippe Cornet, cofondateur et directeur commercial de l’entreprise.
Informations Entreprise : Pourquoi est-il nécessaire, voire indispensable, de s’équiper d’un logiciel de gestion en tant que cabinet ?
Jean-Philippe Cornet : Le métier d’avocat attire autant qu’il lasse. Nous comptons aujourd’hui plus de 71 000 avocats en France. Une progression de 3% par an depuis 10 ans. Cependant, sur cet ensemble de professionnels, un quart quittent la profession avant 10 ans d’exercice.
La question est : Pourquoi ? Globalement, le métier se compose de passionnés et d’experts, tous animés par une même envie, celle de défendre leurs clients. Oui mais, dans les faits, la réalité d’un cabinet s’articule autour d’un quotidien beaucoup moins vendeur : plus de 60h de travail par semaine en moyenne, source de stress et de charge mentale, avec à la clé, un faible taux de facturation et de rémunération. Ce rythme est ainsi peu ou prou le même au sein de la quasi-totalité des cabinets d’avocats. Autre point commun entre ces différentes structures ? 46% d’entre elles n’ont pas accès à un logiciel de gestion. Du point de vue Rubato, c’est justement ici que le bât blesse !
En effet, de par notre expertise, aussi bien juridique que technologique, nous considérons que le nœud du problème réside principalement dans l’absence de processus de production.
Aujourd’hui en France, un avocat suit en moyenne 100 dossiers, en simultané, chacun durant 3 à 18 mois. Un dossier représente environ 39 tâches ou rendez-vous. Pour un seul avocat, cela représente donc 3 900 tâches à traiter et à accompagner de mémoire. Résultat ? Un suivi laborieux, un risque d’exploitation accru, une délégation compliquée et une rétention des talents quasiment impossible !
I.E : Est-ce justement là que l’offre Rubato prend tout son sens?
Jean-Philippe Cornet : Nous nous adressons aux cabinets d’avocats à travers une promesse claire et opérationnelle : rentabiliser leur temps de travail grâce à des séquences automatisées de production. Comment ? En pilotant les cabinets comme une ligne de production industrielle, et en y ajoutant la gestion de projet collaborative.
Cette approche n’est évidemment pas due au hasard. Ayant travaillé plus de 15 ans au sein de cabinets d’avocats et d’assurance, j’ai pu constater de l’intérieur les points de friction qui constituaient alors de telles structures ; une profession finalement très artisanale constituée d’avocats formés au Droit mais en aucun cas à la gestion de l’entreprise particulière qu’est le cabinet d’avocats.
Pour contrecarrer ce postulat initial, les cabinets cherchent donc à faire rentrer un maximum de dossiers, afin de gagner plus. Mais est-ce vraiment la bonne et/ou unique approche ? Pour comprendre ce qu’il en est réellement, nous avons procédé à des interviews individuelles avec un panel d’avocats représentatif de la profession. Et ici, la conclusion est claire : les problématiques ne sont pas liées à l’expertise juridique mais à l’exploitation ! Nous avons donc créé un outil totalement dynamique, capable de standardiser et d’automatiser les process, tout en fluidifiant le travail collaboratif.
I.E : Votre logiciel s’adapte-t-il à tous les cabinets ?
Jean-Philippe Cornet : Comme je l’ai expliqué, c’est l’exploitation que nous venons optimiser. C’est un outil d’organisation que nous proposons. Mécaniquement, nous couvrons ainsi l’ensemble des besoins des différents cabinets d’avocats.
En pratique, nous partons d’un principe simple : la séquence est la base de tout ! En modélisant de manière automatisée et personnalisable chaque dossier, par une séquence de production, Rubato alimente un bouquet de fonctionnalités utiles au quotidien aux avocats : générateur de workflows automatisé et personnalisable, interface avocat / client, to-do list quotidienne, vue macro de l’activité du cabinet, vue détaillée de chaque dossier, affectation des tâches et agenda partagé, post-it numérique, tchat sécurisé… l’ensemble du spectre est couvert quelle que soit la taille du cabinet ou la spécialité exercée !
I.E : Justement, qu’en est-il de la sécurité des données ?
Jean-Philippe Cornet : C’est évidemment un sujet primordial. Dans ce sens, l’aspect sécurité est constitutif de notre proposition.
Au sein de nos serveurs, nous avons privilégié le plus haut standard de sécurité. Toutes nos données sont anonymisées et ventilées de manière aléatoire sur des clés et sur différents serveurs. Parallèlement, nos hébergeurs sont agréés « données de santé », ce qui correspond aux plus hautes exigences de sécurisation.
Cette logique, nous la répercutons également au niveau de l’outil. Notre système SaaS est configuré de manière technique en application web progressive. Autrement dit, il n’existe qu’un seul espace de travail pour le cabinet, ce qui permet de vérifier systématiquement les droits d’accès. Plus encore, cet ensemble unique permet de supprimer les failles de sécurité entre le logiciel et l’application mobile, car ici, tout est basé sur un seul et même jeu de données.
I.E : Quelle est la manière la plus simple d’accéder à votre offre ?
Jean-Philippe Cornet : La rentabilité via l’industrialisation n’est pas naturelle chez un avocat. De ce point de vue, la prise en main d’un outil technologique induit une implication réelle de l’avocat.
Pour répondre à cela, nous avons donc créé une offre de deux mois sans engagement. Pendant cette période de prise en main de l’outil, nous proposons un suivi personnalisé et régulier afin de les accompagner progressivement, et de leur permettre de faire de Rubato le chef d’orchestre de leur cabinet ! Le « rubato » est une indication d’interprétation musicale. Le compositeur laisse au soliste la liberté d’adapter le rythme de la partition à sa guise pendant un temps donné. Notre volonté est ainsi de permettre aux avocates et avocats de reprendre le rythme de leurs dossiers, donc la maîtrise de l’activité de leur cabinet !