Syndic, l'envoi du courrier à l'heure du numérique
- Charlotte Combet
- 10 avr.
- 5 min de lecture
L’envoi des documents en copropriété vit une révolution. Longtemps dominé par le papier, ce secteur bascule désormais vers le numérique, porté par une législation qui impose, depuis avril 2024, la dématérialisation par défaut. Edilink, acteur majeur de l’externalisation documentaire, a su anticiper ce virage en repensant son offre et en renforçant son expertise numérique. Rencontre.
Informations Entreprise : Le métier de syndic est très encadré juridiquement. Comment cette complexité impacte-t-elle leur capacité à se transformer numériquement ?
Michael Assor (Président de EDILINK) : Le métier de syndic est avant tout un métier d’expertise juridique. Pour exercer, il faut une carte professionnelle, des études spécifiques et une parfaite maîtrise du droit immobilier. C’est une profession très réglementée, avec des obligations légales strictes, notamment en matière de gestion et de transmission des documents aux copropriétaires.
Or, comme dans tout secteur hautement spécialisé et juridique, la transformation numérique est souvent perçue comme une contrainte plutôt qu’une opportunité. Les syndics sont confrontés à plusieurs défis : d’une part, la formation des collaborateurs en interne, souvent issus d’une génération peu familière avec les outils numériques. D’autre part, l’adaptation aux nouvelles attentes des copropriétaires, qui réclament des services plus modernes et accessibles, notamment dans le cadre de la transition écologique.
Malgré tout, il est important de souligner que la mission première des syndics reste la gestion des immeubles et la conformité avec les réglementations en vigueur. On ne peut pas révolutionner un métier aussi normé du jour au lendemain. C’est pourquoi nous intervenons sur des aspects spécifiques, comme l’envoi dématérialisé des documents obligatoires, pour les accompagner dans cette transition et leur permettre de gagner en efficacité tout en respectant la législation.
I.E : La loi du 9 avril 2024 a bouleversé les pratiques des syndics en matière de transmission des documents. Quels sont les principaux changements et leurs implications ?
Michael Assor : Jusqu’au 9 avril 2024, la règle était simple : les documents essentiels des copropriétés, comme les convocations aux assemblées générales ou les procès-verbaux, devaient être envoyés par courrier postal, sauf si le copropriétaire donnait son accord pour un envoi électronique. Cette pratique était en place depuis 2014 avec loi ALUR et représentait encore 80% des transmissions en 2024. Mais la nouvelle loi a tout inversé : désormais, la voie par défaut est l’électronique, et le papier devient l’exception.
Ce changement impose une adaptation rapide aux syndics, dont les clients, les copropriétaires, ont en moyenne entre 65 et 70 ans. Beaucoup d’entre eux ne sont pas à l’aise avec le numérique et risquent de rencontrer des difficultés. En parallèle, les syndics eux-mêmes doivent se mettre à jour : ils doivent moderniser leurs logiciels, se former aux nouvelles solutions et, dans certains cas, externaliser la gestion des envois.
Cette transition, bien que nécessaire, ajoute une pression supplémentaire à une profession déjà très sollicitée. Pourtant, elle est inévitable. Comme pour la déclaration des impôts en ligne, l’État impose un cap numérique que tous devront suivre, qu’ils le veuillent ou non.
I.E : Comment Edilink s’adapte-t-il à cette transition numérique ?
Michael Assor : Avant, les syndics avaient encore majoritairement recours aux envois papier, souvent externalisés auprès de prestataires comme nous. Mais avec l’inversion du principe de transmission – l’électronique devenant la norme et le papier l’exception –, tout a changé. Désormais, les envois électroniques ne coûtent rien aux syndics, car ce sont les copropriétaires qui prennent en charge ce coût. C’est une incitation forte à accélérer leur transition numérique.
Chez Edilink, nous avons immédiatement pris la mesure de cette transformation. Nous étions historiquement un prestataire spécialisé dans le papier qui proposait aussi de l’électronique. Demain, notre ambition est claire : nous devenons une plateforme numérique qui sait également gérer les envois papier. Cela signifie une refonte de notre offre, une évolution de nos outils et un accompagnement renforcé des syndics dans cette mutation. Ce changement est un défi, mais aussi une opportunité pour proposer plus de valeur ajoutée et nous positionner comme un acteur clé de la dématérialisation dans l’immobilier.
Auparavant, nous étions un prestataire papier qui savait envoyer de l’électronique. Aujourd’hui, nous sommes un prestataire numérique, capable d’envoyer du papier.
I.E : Avec l’offre SyndicZen, Edilink semble vouloir lever tous les freins à la transition numérique des syndics.
Michael Assor : L’offre SyndicZen repose sur un principe simple : accompagner les syndics dans la transition numérique en leur enlevant tous les freins, notamment financiers. Nous savons que le passage au numérique est inévitable, mais qu’il y aura toujours une part d’envois papier. C’est pourquoi nous avons pris un pari audacieux : offrir totalement ou en grande partie la gestion du reliquat papier aux syndics qui choisissent de travailler avec nous.
Concrètement, nous prenons en charge jusqu’à 70 pages par envoi de convocation et 20 pages par procès-verbal. Pourquoi ? Parce que nous avons calculé que la proportion de papier va mécaniquement diminuer et nous voulons dès aujourd’hui habituer les syndics à passer par un prestataire numérique spécialisé. En supprimant le coût du papier pour eux, nous supprimons l’un des principaux freins qui les empêchait de nous rejoindre. Résultat : l’offre SyndicZen a été lancée en septembre et, en seulement trois mois, plus de 50 clients nous ont rejoints. C’est un succès qui prouve que notre vision était juste : accompagner les syndics dans leur mutation, sans rupture brutale, en leur offrant un cadre optimal pour réussir leur transition numérique.
I.E : Pouvez-vous nous donner un exemple concret des économies qu’un syndic peut réaliser grâce à l’offre SyndicZen ?
Michael Assor : Oui, prenons un exemple concret. Avant cette offre, un syndic devait assumer des coûts élevés liés aux envois papier, notamment l’impression, l’affranchissement et le traitement administratif. Grâce à notre contrat, nous estimons que chaque syndic économise en moyenne 7 € par an et par lot de copropriété. C’est un gain financier considérable, surtout pour les cabinets qui gèrent plusieurs centaines, voire milliers de lots.
Mais l’intérêt de SyndicZen ne s’arrête pas aux économies financières. Cette offre a été pensée 100 % pour les syndics, en collaboration avec eux. Elle intègre une facturation détaillée des coûts d’acheminement et d’affranchissement, directement imputée à la copropriété. Autre point fort : nous accompagnons la transition numérique en proposant des opérations de sensibilisation en marque blanche. Nous éduquons les copropriétaires sur les avantages du numérique – simplicité d’accès, économies, impact écologique – et leur expliquons comment utiliser ces nouveaux outils. En déchargeant ainsi les syndics de cette mission pédagogique, nous leur permettons de se concentrer sur leur coeur de métier, tout en facilitant l’adoption du numérique auprès des copropriétaires.
I.E : Quels sont vos projets ?
Michael Assor : Pour aller encore plus loin dans notre engagement numérique, nous avons réalisé une opération de croissance externe en rachetant la société Sendoc, un expert numérique. Cette acquisition a un objectif clair : préparer nos clients syndics aux grandes évolutions réglementaires à venir, notamment l’obligation de facturation électronique en 2026. Cette réforme concernera toutes les entreprises, y compris les cabinets de syndic, qui devront se conformer aux nouvelles normes PDP (Plateformes de Dématérialisation Partenaires). En intégrant Sendoc, nous nous positionnons dès maintenant comme un prestataire clé capable d’accompagner les syndics dans cette transition administrative et légale.
Mais ce n’est qu’un début. Nous avons une ambition forte pour les années à venir, avec un projet d’envergure qui sera dévoilé début 2026. L’objectif est clair : proposer aux syndics une plateforme numérique complète, pensée pour leur gestion quotidienne, au-delà des seuls envois de documents aux copropriétaires. Edilink évolue, et cette acquisition marque une étape stratégique pour devenir un acteur incontournable du numérique au service des syndics.