La vague de la transformation digitale a bel et bien déferlé sur les Ressources Humaines. Le marché de la dématérialisation s’accélère, dynamisé par le contexte sanitaire et les problématiques rencontrées par les DRH. Des besoins croissants apparaissent sur ce marché devenu mature. Quelles solutions adopter, vers qui se tourner ? Éléments de réponse avec Anne-Sophie Germain, responsable marketing de Primobox.
La dématérialisation, un enjeu majeur pour les services Ressources Humaines des entreprises françaises ? Assurément ! Entre crise sanitaire, télétravail et problématiques RH, le processus s’accélère. Anne-Sophie Germain, responsable marketing de Primobox - solutions de dématérialisation pour accompagner les entreprises dans leur transformation digitale dans les domaines RH, vente et achat - a pu observer la maturité du marché des SIRH (systèmes d’information ressources humaines). « Nous sommes l’un des premiers acteurs de ce marché et après treize ans d’activité, on constate une accélération. Les clients qui nous contactent, ont des besoins plus précis. ». A noter que le processus s’est enclenché depuis la Loi El Khomri. Qu’il s’agisse d’améliorer leur productivité, limiter les tâches administratives ou répondre aux exigences réglementaires, les clients de Primobox ont besoin d’un service performant et d’un accompagnement sur ces points.
Outil d’optimisation des performances et de qualité de vie au travail Si la digitalisation du bulletin de paie est généralement une première étape, d’autres suivent très rapidement : signature électronique, traitement et distribution des documents RH ou dématérialisation des dossiers des collaborateurs. Les workflows et l’archivage papier sont également des besoins qui se manifestent de plus en plus. Et pour y répondre, la société Primobox propose la solution DEMAT RH®. Véritable solution métier, la plateforme en mode SaaS, accompagne les Directions des Ressources Humaines des ETI et grands comptes, pour répondre à leurs besoins d’automatisation et de pilotage des processus RH. Elle permet de gérer la dématérialisation des documents RH concernant le « parcours de vie » d’un salarié dans une société depuis son entrée jusqu’à sa sortie (onboarding et
offboarding). « On a la possibilité de dématérialiser tous les documents et d’avoir une solution très transversale permettant de répondre à toutes les problématiques métier », nous explique Anne-Sophie Germain. Cette transversalité est l’un des points forts de la solution. D’un point de vue technique, DEMAT RH® embarque un système de signature électronique. Outre sa fonction première, il offre la possibilité d’approuver certains documents comme une charte informatique ou de télétravail, par exemple. A cela, s’ajoute un espace de stockage sécurisé et personnel pour chaque collaborateur, appelé myPrimobox. Ainsi, les salariés accèdent à tous les documents envoyés automatiquement depuis DEMAT RH® par le service RH. Ils peuvent les consulter, les signer ou les approuver. Autre avantage, un salarié peut stocker des documents personnels (pièces d’identité, factures, impôts par exemple) et les partager si besoin. Notons que l’employeur n’a pas accès à ces documents personnels. Disponible sur tous les devices en 24/7 et décliné sur une application, myPrimobox est accessible même si l’employé ne fait plus partie de l’entreprise.
« D’un point de vue légal, les entreprises et les salariés ont une obligation de conservation des données. C’est très important de donner un droit de consultation aux collaborateurs, même s’ils ont quitté la société », précise la responsable marketing. Autre point à souligner, DEMAT RH® est compatible avec tous les outils du marché. « Il y a une multiplicité de solutions et il faut pouvoir s’interfacer avec tous les outils qui composent un SIRH, tel que l’éditeur de paie, afin d’apporter une vraie solution aux métiers. ».
Côté projets, pour la société Primobox, 2021 sera une année de croissance ! « Nous allons augmenter nos effectifs et notre C.A. », assure Anne-Sophie Germain. De même, si en l’état l’entreprise répond déjà aux problématiques actuelles des RH, elle entend continuer à y répondre en développant, notamment, certaines fonctionnalités de DEMAT RH®.
Quant à l’avenir du secteur, Anne-Sophie Germain et son équipe, constatent que les DRH prennent plus de décisions et ont plus de poids au sein des sociétés. « Il y a un besoin de modernité, de gérer la marque employeur et d’engager les collaborateurs. Gagner du temps, en automatisant les tâches les plus chronophages, pour se consacrer à l’humain est devenu primordial. ». Et si, selon la responsable marketing, « 70% des décideurs RH disent que l’automatisation de leurs processus est l’un des principaux enjeux », gageons qu’avec Primobox, le défi est relevé !
